O seu ano como Diretor de Protocolo
Antonio Reginaldo Geiss
Rotary Club de Indaiatuba
Umas das funções mais
importantes e trabalhosas de um clube rotário é a do Diretor de Protocolo, que
corresponde a de Chefe do Cerimonial.
Muitos a julgam uma função
superficial o que não é verdadeiro.
A função do Diretor de Protocolo
é contribuir para que a reunião do clube se destaque por sua ordem e eficácia
de forma a transmitir uma boa impressão aos visitantes e convidados.
O companheiro deve estar sempre atento para evitar
ocorrências que possam prejudicar a dignidade e o prestigio associados aos
Rotary Clubs.
Não precisa ser um orador. Sua missão não é fazer
discursos, devendo ser simpático e sóbrio.
Não deve se considerar uma
“vedete” ou “animador de festinha”. Deve ser atencioso, objetivo e alegre, sem
exageros.
Especificamente sua função é
cuidar do aspecto prático e das facilidades físicas de cada reunião, bem como
orientar discretamente seu desenrolar.
Da sua eficiência dependem a ordem e o sucesso da reunião.
Compete ao Diretor de
Protocolo:
a)
Chegar
ao local da reunião com a devida antecedência;
b)
Informar-se
sobre a refeição a ser servida;
c)
Verificar
lugares, som, panóplia, símbolos rotários, tribuna etc;
d)
Providenciar
os recursos necessários ao orador (painéis, projetor, retroprojetor, etc.)
e)
Providenciar,
com a ajuda das Comissões de Companheirismo e de Programa, a recepção aos
convidados, principalmente aos que se destinarem a Mesa da Presidência,
acomodando-os à mesma.
f)
Encaminhar
rotarianos visitantes ao secretário para o preenchimento do comprovante de
visita. Uma tarefa importante é evitar que os companheiros ocupem sempre os
mesmos lugares, promovendo assim, o rodízio para melhor entrosamento entre
todos.
g)
Colaborar
com o Presidente na composição da Mesa que dirigirá a reunião, atendo-se ao
cerimonial oficial do nosso País, do protocolo rotário e das boas normas
sociais.
h)
Anunciar
a constituição da Mesa apresentando seus componentes ao plenário.( A lista
deverá ser encaminhada ao presidente para os agradecimentos ao final da
reunião).
i)
Levar
ao conhecimento do Presidente, pedidos de companheiros para uso da palavra,
informando – o sobre o assunto a ser tratado ( Como não existe palavra livre em Rotary, compete ao
Presidente autorizá – la ou não)
Cumpre missão importante e
deve:
a)
Utilizar-se
do microfone o menor tempo possível, bem como o menor número de vezes.
b)
Evitar
o relato de casos cômicos e pitorescos. Evitar dizer “gracinhas”,bem como usar
termos de gíria.
c)
Dar
o seu “recado” em linguagem escorreita e sóbria, ter boa apresentação.(Nunca em
mangas de camisa, em reuniões especiais).
d)
Limitar
–se à apresentação da Mesa, da programação da reunião e do cardápio (se não
estiverem impressos nos panfletos de mesa ) e a uma ou outra comunicação
indispensável.
e)
Não
alongar – se na apresentação dos componentes
da mesa, seus feitos ou suas vidas.
f)
Não
usar apelidos para identificar os componentes da mesa ou os visitantes ( use o nome, o pré - nome ou ambos
pronunciando – os corretamente ).
g)
Usar
sempre palavreado simples, franco e
cordial, que traduza a sinceridade de propósitos.
Formação da Mesa da
Presidência
A Mesa da Presidência deve
ser composta, sempre com número ímpar. Não deve ficar lugar vago.
Na composição da Mesa, cargo
atual tem precedência sobre cargos anteriores e cargos anteriores sobre cargos
futuros.
Os companheiros do clube
serão mencionados sempre por último – exemplo: autoridades, convidados,
senhoras, cônjuges ( não mencionar - “damas rotárias” - que está fora de moda
), jovens, etc., companheiros visitantes
e companheiros.
Ordem de precedência é a
maior dificuldade enfrentada pelos Diretores de Protocolo e exatamente a mais sensível, porque escancara as falhas
protocolares, expondo o clube a situações desagradáveis e críticas, às vezes
injustas. Por isso, atenção, muita atenção!
Não existe tamanho ideal para
a Mesa da Presidência.
A experiência recomenda que,
por ocasião das reuniões festivas, ela deve ter número que comporte todas as
autoridades e os convidados especiais.
Estando presentes vários Governadores todos devem ser convidados à
Mesa, se impossível, apenas o mais antigo, que representará os demais, com
precedência para Governadores de outros Distritos.
Evitar a expressão “ex-Governador”, mencionando o nome do
clube a que pertence, o ano de sua Governadoria e o número do Distrito quando
não for do próprio.
No caso de vários
Presidentes, o do clube padrinho ou do clube mais antigo representará os
demais.
Nas reuniões ordinárias a
sugestão é para Mesa com 05 lugares. Ao centro o Presidente, tendo a sua esquerda
o Secretário e o Tesoureiro. À direita, o orador, o convidado especial ou
autoridade, em seguida o Diretor de Protocolo. Se estiver presente o Governador
do Distrito, este ocupará o lugar nº 01, à direita do Presidente.
Se necessário, o
Diretor de Protocolo cederá o seu lugar
a outro convidado, localizando – se próximo a tribuna, de frente para a Mesa
Diretora e ficando atento para qualquer solicitação do Presidente.
Não é correto chamar os componentes
da Mesa pelo microfone designando-lhes o lugar e depois, iniciada a reunião,
fazer a apresentação da Mesa. Utilize cartões com os números dos lugares em
duas vias, uma das quais será entregue ao convidado.
Os números dos lugares visa,
tão somente, facilitar a formação da Mesa ( o lugar do Presidente não recebe
número ). Apresentado o Presidente é suficiente dizer, a sua direita..., ao seu
lado..., na seqüência..., ao lado de. A
sua esquerda..., idem, idem. Evitar dizer,- no lugar nº 1- lugar nº 2-
etc, etc.
Quando uma autoridade não
comparecer, o representante não ocupará
o seu lugar, mas sim, o lugar correspondente ao seu próprio cargo ou após a
última autoridade presente á Mesa.
Únicas exceções são os
representantes oficiais do Presidente da República e do Presidente do Rotary
International.
O Presidente poderá oferecer
o seu lugar somente ao Presidente da República.
Cuidado para não esquecer num
canto da mesa um convidado especial.
Não ponha à Mesa, duas senhoras, lado a lado. Não consinta
que uma senhora ocupe o último lugar, à ponta da Mesa.
Não usar as expressões ¾ “Mesa principal”, “Mesa
presidencial” ou “Mesa do Presidente”¾, mas sim, “Mesa da
Presidência” ou “Mesa Diretora dos trabalhos”.
Uma vez apresentada a Mesa
que presidirá os trabalhos e existindo outras autoridades ou convidados
especiais no plenário, estes serão destacados pelo Diretor de Protocolo, porém
não “serão considerados como fazendo parte da Mesa”.
Não deve repetir nomes e
cargos de convidados ( e seus cônjuges), se os mesmos já foram chamados
nominalmente para compor a Mesa.
Não deve voltar a tribuna
para anunciar a chegada de convidados, visitantes ou companheiros
retardatários, salvo se for uma
autoridade ou, em casos especiais determinados pela Presidência. Recepcione –
os e encaminhe – os aos seus lugares.
Não é pertinente à sua função, apresentar oradores,
adiantar assuntos e comemorações de datas ou eventos programados.
Coordenar o trabalho da
cozinha e dos garçons para evitar barulho desnecessário quando alguém estiver
fazendo uso da palavra.(Alguns clubes adotam a sistemática de realizar primeiro
a reunião para depois servir a refeição).
Ao terminar a apresentação,
pedir ao plenário uma salva de palmas para a Mesa.
Não oferecer ou devolver a
palavra ao Presidente, pois esta prerrogativa é somente do companheiro que
preside a reunião.
Sempre que declinar o número
de um distrito, deve pronunciá-lo por extenso, exemplo: Distrito Quatro mil
trezentos e dez, e não – quarenta – e - três- dez -, ou ainda,
quatro-três-um-zero, como é comum acontecer.
Também o ano rotário deve ser
mencionado por extenso: Um mil novecentos e noventa e um, noventa e dois, não
apenas noventa e um – noventa e dois.
A grafia correta é do exemplo
seguinte: Distrito 4310 e ano rotário
1992-93.
Aguardar os visitantes e,
terminada a reunião, acompanhá – los até a saída.
Nomear comissões de recepção (casais) por ocasião das
reuniões festivas.
Fazer roteiro passo a passo,
em várias vias, destinando cópias ao Presidente, Secretário, responsável pelo
bufê, etc, para facilitar o andamento da reunião.
Bandeira Nacional
Apenas o Pavilhão Nacional
deve ser saudado no inicio e no final da reunião, como uma demonstração de
respeito à Pátria e exaltação ao espírito cívico que deve
dominar nossas reuniões. (É comum aos Presidentes pedirem salva de palmas
também as demais bandeiras, o que não é correto). Em nenhuma hipótese ele deve
ser tocado.
Quando houver homenagem a
convidados, bolsistas, intercambiados, etc... ou datas de outros Países a
comemorar, conceder-se - à precedência ao Pavilhão do País homenageado.
Nesses casos os
Pavilhões ficarão no mesmo plano, destacados dos demais. Igual procedimento
será adotado quando da execução dos respectivos Hinos.
Panóplia
Atenção especial deverá ser
concedida á panóplia que ocupará sempre, em todas as reuniões, lugar de extremo
destaque.
Se estiver atrás da mesa, estará em uma posição mais
elevada, tendo a tribuna a sua esquerda.
Finalizando...
Como vê, prezado companheiro,
você terá que realizar muito trabalho, mas, com certeza o seu ano será bastante
agradável.
Aprenderá muitas coisas sobre
o funcionamento do clube que talvez não sabia antes.
A experiência será muito
valiosa para você quando passar a ocupar outros cargos no clube. Boa Sorte!
Bibliografia
sobre a Diretoria de Protocolo
a)
Carlos
Wamondes de Macedo. Brasil Rotário. Maio e junho de 1993
b)
Norton
Severo Batista.Brasil Rotário. Março, abril e maio de 1994
c)
José
Augusto Bezerra.Brasil Rotário. Outubro de 2000
d)
Manual
do Protocolo e Etiqueta em Rotary
Ari Sérgio Del Fiol Módulo
R.C. Mogi das
Cruzes – Vila Suíça – D. 4430
Este trabalho foi
elaborado baseado nas informações contidas na bibliografia mencionada acima e
contém alguns exemplos e conselhos à vista da minha experiência adquirida no decorrer
de muitos anos como rotariano.
ANEXO A
Ordem Protocolar para Administradores de Rotary International
Conforme deliberação do Conselho Diretor de RI (Nov.84)
Presidente
Presidente
Eleito
Vice-Presidente
Membros
do Conselho Diretor
Secretário
Geral
Presidente
Indicado
Diretores
entrantes
Diretores
indicados
Ex-presidentes
(em ordem de antigüidade)
Governadores
de Distritos e Administradores do RI atuais
Ex -
Diretores ( em ordem de antigüidade)
Ex -
Secretários Gerais ( em ordem de antigüidade )
Ex -
Governadores de Distritos e ex – administradores do RI ( em ordem de
antigüidade)
Auxiliar
do Presidente
Auxiliar
do Presidente eleito
Governadores
entrantes de Distrito
Governadores
de Distrito
Ordem
Protocolar Simplificada Para Autoridades
(Consultar
o decreto nº 70.274 de 09-03-72)
Presidente
da República
Governador
do Estado
Presidente
do Senado
Presidente
da Câmara dos Deputados
Ministros
de Estado
Presidentes
de Tribunais Superiores
Senadores
Oficiais
Generais das Forças Armadas (Marinha-Exército-Aeronáutica ¾ nessa ordem)
Magníficos
Reitores
Deputados
Federais
Presidente
da Assembléia Legislativa
Presidentes
de Tribunais Estaduais
Prefeito
da Cidade
Juiz
de Direito da Comarca
Bispos
Oficiais
Superiores das Forças Armadas ( idem, como acima )
Deputados
Estaduais
Presidente
da Câmara Municipal
Promotores
Públicos
Delegados
de Polícia
Vereadores
Exemplo
de ordem protocolar mais comum em reuniões festivas do clube
Lado
da mesa à direita do presidente:
01 -
Governador do Distrito
03-
Juiz de Direito
05-
Presidente da Câmara Municipal
07-
Oficial Superior das Forças Armadas ou da Polícia Militar
09-
Delegado de Polícia
11-
Ex – Governador de Distrito
13-
Governador indicado de Distrito
15- Presidente
do Rotary Club padrinho
17-
Presidente de outro Rotary Club
Lado
da mesa à esquerda do presidente:
02-
Prefeito Municipal
04-
Autoridade Religiosa
06-
Promotor Público
08-
Vice – Prefeito
10-
Ex – Governador de Distrito
12-
Governador entrante de Distrito
14-
Vereadores
16-
Presidente de outra Entidade ( Lions, Maçonaria, etc. )
ANEXO B
Tratamento especial que deve ser dispensado
a autoridades e convidados presentes às reuniões.
(Papa)..................................................................Santíssimo
Padre-Sua Santidade
(Cardeal)..............................................................Eminência
(Bispo/Arcebispo)................................................Excelência Reverendíssima
(Padre
– Frade – Freira – Irmã)...........................Reverendíssimo
(Rei).....................................................................Majestade
(Príncipe).............................................................Alteza
(Reitor).................................................................Magnífico
(Juiz)....................................................................Meritíssimo,
Excelência
(Presidente,
Governadores, Prefeitos,
Ministros,
Secretários e Ocupantes
de
Altos Cargos ou de Posição Eminente).........Excelência
(Demais
autoridades públicas e privadas)..........Vossa Senhoria, Sua Senhoria
Títulos Nobiliárquicos
Masculino Feminino
Duque
Duquesa
Marquês
Marquesa
Conde Condessa
Visconde
Viscondessa
Barão
Baronesa
Agentes
Diplomáticos
Embaixador
Embaixadora
Cônsul
Consulesa
É costume dos clubes dispensarem aos Bolsistas, Integrantes de
IGE, intercambiados, etc, o tratamento de “Embaixadores da Boa Vontade”.
Evitar dizer, “Embaixatriz”, referindo – se à pessoa do sexo feminino
visto que, esse tratamento é reservado à esposa do Embaixador.